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6/10 Kontrollpunkt(e) erfüllt, 4 Lücke(n) oder manuelle Betreiber-Nachweise offen.", "guide_url": "/guides/datenschutzerklaerung-verbessern", "manual_review": false }, { "id": "vendor_deletion", "label": "Vendor-/Processor-Löschung und Rückgabe steuerbar", "owner": "Legal/Vendor Owner", "action": "AVV/DPA, Rückgabe/Löschung, Unterauftragsverarbeiter, Backup-Fristen und Nachweis je Anbieter prüfen.", "passed": false, "status": "fehlt", "weight": 10, "evidence": "Keine externen Anbieter für eine Due-Diligence-Bewertung erkannt.", "guide_url": "/guides/drittanbieter-datenschutz-erklaeren", "manual_review": false }, { "id": "backup_legal_hold", "label": "Backups, Legal Hold und Ausnahmen geregelt", "owner": "Legal/IT", "action": "Backup-Retention, gesetzliche Aufbewahrung, Legal Hold, Sperrvermerk und Löschaufschub als Betreiberregel dokumentieren.", "passed": false, "status": "prüfen", "weight": 8, "evidence": "Aus öffentlichem Scan nicht beweisbar.", "guide_url": "/guides/datenschutz-webseiten-pruefkatalog", "manual_review": true }, { "id": "minimization_trigger", "label": "Datenminimierung und Löschtrigger bei Formularen", "owner": "Fachbereich/Datenschutz", "action": "Formulare auf Pflichtfelder, Zweckbindung, Double-Opt-in, Löschfrist und CRM-/Support-Weitergabe prüfen.", "passed": true, "status": "vorhanden", "weight": 8, "evidence": "Formulare 1, Datenschutzkontext ja.", "guide_url": "/guides/formulare-datenschutzkonform-absichern", "manual_review": false }, { "id": "deletion_evidence", "label": "Löschprotokoll und Integritätsnachweis", "owner": "Compliance/IT", "action": "Löschläufe, Negativsuche, Ausnahmen, Vendor-Rückmeldungen und Abschluss mit Hash-/Audit-Nachweis protokollieren.", "passed": true, "status": "vorhanden", "weight": 10, "evidence": "Prüfbeleg vorhanden, Root-Hash fd62ebc7ef16c2c7.", "guide_url": "/methodik", "manual_review": false }, { "id": "change_monitoring", "label": "Change Trigger für Retention-Risiken", "owner": "Datenschutz/IT", "action": "Neue Cookies, Formulare, Anbieter, Datenflüsse und Rechtsänderungen als Retention-Review auslösen.", "passed": true, "status": "vorhanden", "weight": 8, "evidence": "Alerts 0, Regulatory-Pflichten 9.", "guide_url": "/monitoring", "manual_review": false } ], "retention_schedule": [ { "id": "cookies_storage", "owner": "Marketing/IT", "source": "Browser-/Cookie-Inventar", "evidence": "3 Cookie-/Storage-Eintrag/Einträge; Retention-Risiken 1.", "data_category": "Cookies, LocalStorage und SessionStorage", "deletion_trigger": "Ablauf, Widerruf, Zweckende, technische Bereinigung", "default_retention": "Session bis 13 Monate je Zweck prüfen" }, { "id": "contact_forms", "owner": "Fachbereich/Datenschutz", "source": "Formular- und Datenartenanalyse", "evidence": "Formulare 1, Datenarten 3.", "data_category": "Kontakt-, Newsletter- und Formularangaben", "deletion_trigger": "Anfrage erledigt, Abmeldung, Zweckende, Löschanfrage", "default_retention": "Zweckende plus notwendige Nachweis-/Verjährungsfrist" }, { "id": "vendor_logs", "owner": "Vendor Owner/Legal", "source": "Vendor Register / Data Map", "evidence": "0 Anbieter, 0 DPA-Prüfungen.", "data_category": "Drittanbieter-, Tracking- und Supportdaten", "deletion_trigger": "Vendor-Offboarding, Zweckende, DSAR-Löschung, Vertragsende", "default_retention": "Nach Anbieterzweck, AVV/DPA und Transferprüfung" }, { "id": "security_audit_logs", "owner": "Compliance/IT", "source": "Audit Receipt / Evidence Pack", "evidence": "Prüfbeleg und Hash-Manifest als Nachweisquelle.", "data_category": "Security-, Consent- und Audit-Nachweise", "deletion_trigger": "Fristablauf, Zweckende, Archivierung oder Rechtsgrund entfällt", "default_retention": "Nachweispflicht und Sicherheitsbedarf fachlich festlegen" } ], "deletion_workflow": [ { "id": "identify", "owner": "Datenschutz/Support", "phase": "Identifizieren", "action": "Datenart, Zweck, Systeme, Anbieter und Rechtsgrundlage bestimmen.", "timebox": "Tag 0-3", "evidence": "DSAR-Ticket, RoPA/Data Map, Vendor Register." }, { "id": "hold_check", "owner": "Legal/Fachbereich", "phase": "Legal Hold & Aufbewahrung", "action": "Gesetzliche Aufbewahrung, Verjährung, Betrugsprävention und Sperrung statt Löschung prüfen.", "timebox": "Tag 3-7", "evidence": "Hold-Entscheidung, Rechtsgrund, Sperrvermerk." }, { "id": "execute", "owner": "IT/Vendor Owner", "phase": "Löschung / Sperrung", "action": "System- und Vendor-Aufgaben ausführen, Backups/Archive nach Retention-Regel behandeln.", "timebox": "Tag 7-21", "evidence": "Löschlauf, Vendor-Bestätigung, technische Logs." }, { "id": "verify", "owner": "Datenschutz/Compliance", "phase": "Nachweis & Antwort", "action": "Negativsuche, Ausnahmen und Abschlussantwort dokumentieren.", "timebox": "bis Tag 30", "evidence": "Deletion-Log, Abschlussnotiz, Antwortkopie." } ] }, "open_operator_questions": [ { "id": "activity_system_mapping", "why": "Öffentliche Website-Signale zeigen externe Flüsse, aber nicht interne Datenbanken, CRM, Ticketsysteme oder Mailboxen.", "owner": "IT/Fachbereich", "priority": "hoch", "question": "Welche internen Systeme oder Datenspeicher gehören zu jeder Website-Verarbeitung?", "expected_evidence": "Systemliste je Verarbeitung mit Owner, Datenkategorien, Löschfrist und Zugriffskonzept." }, { "id": "vendor_flow_validation", "why": "Die Data Map leitet Beziehungen aus sichtbaren Requests und Registern ab; Verträge und reale Zweckbindung müssen bestätigt werden.", "owner": "Datenschutz/Legal", "priority": "mittel", "question": "Welche Anbieter erhalten welche Datenarten und auf welcher Rechts-/Transfergrundlage?", "expected_evidence": "Anbieterakte, AVV/DPA, SCC/TIA, Zweckbeschreibung, Consent-Regel und Datenschutzerklärungseintrag." }, { "id": "retention_link", "why": "Löschfristen sind für RoPA, DSAR-Erfüllung und Privacy-by-Design zentral.", "owner": "Datenschutz/IT", "priority": "mittel", "question": "Welche Löschfrist gilt je Datenfluss vom Formular/Cookie/Anbieter bis zum internen System?", "expected_evidence": "Retention-Matrix je Datenkategorie, System und Empfänger." }, { "id": "purpose", "why": "DPIA braucht einen klaren Scope.", "owner": "Website-Betrieb", "priority": "hoch", "question": "Welche konkrete Verarbeitung oder Website-Änderung soll bewertet werden?" }, { "id": "data_categories", "why": "Datenart und Betroffenengruppe bestimmen das Risiko.", "owner": "Datenschutz", "priority": "hoch", "question": "Welche personenbezogenen Daten, besonderen Kategorien oder Nutzergruppen sind betroffen?" }, { "id": "scale", "why": "Umfang und Regelmäßigkeit beeinflussen die DSFA-Schwelle.", "owner": "Fachbereich", "priority": "mittel", "question": "Wie viele Nutzer, Seiten, Formulare und Systeme sind betroffen?" }, { "id": "vendors", "why": "Empfänger und Drittlandtransfer sind zentrale Risikotreiber.", "owner": "Legal/Datenschutz", "priority": "hoch", "question": "Welche Anbieter/Processor und Transfers sind notwendig?" }, { "id": "controls", "why": "Rest-Risiko muss nach Maßnahmen bewertet werden.", "owner": "Developer/Ops", "priority": "hoch", "question": "Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen reduzieren das Risiko?" }, { "id": "approval", "why": "Audit-Trail und Verantwortlichkeit müssen nachvollziehbar sein.", "owner": "Datenschutz", "priority": "mittel", "question": "Wer dokumentiert Entscheidung, Restrisiko und Freigabe?" } ], "recommended_safeguards": [ "Privacy by Design: Datenminimierung und Zweckbindung je Formular/Tag dokumentieren.", "Consent-Gating: nicht erforderliche Tags, Storage und Drittinhalte bis zur Einwilligung blockieren.", "Transferkontrolle: Drittlandtransfer, SCC/TIA und Anbieterrollen prüfen.", "Security: TLS, Security-Header, Referrer-Policy und sichere Cookies härten.", "Governance: Remediation-Tickets mit Owner, SLA und Wiederholungsscan schließen." ], "priority_actions": [ "Zweck, Rechtsgrundlage, Pflichtfelder, Speicherfrist und Empfänger je Formular klären.", "Offene Remediation-Tickets vor DPIA-Freigabe priorisieren.", "RoPA-Entwurf mit Fachbereich, Datenschutz und IT gegen reale Systeme vervollständigen.", "Rechtsgrundlage, Löschfrist, Empfänger und TOMs je Aktivität verbindlich festlegen.", "RoPA nach jedem SaferPage-Wiederholungsscan und jeder Website-Änderung aktualisieren.", "Top-Datenflüsse mit hohem Risiko gegen reale Systeme, Anbieterakten und Consent-Regeln validieren.", "Interne Systeme, Speicherorte und Löschfristen ergänzen, weil sie aus öffentlicher Website-Evidenz nicht vollständig ableitbar sind.", "Data Map nach jedem Website-Release, Anbieterwechsel oder neuen Formular/Cookie erneut prüfen.", "AVV/DPA, Rückgabe/Löschung, Unterauftragsverarbeiter, Backup-Fristen und Nachweis je Anbieter prüfen.", "Backup-Retention, gesetzliche Aufbewahrung, Legal Hold, Sperrvermerk und Löschaufschub als Betreiberregel dokumentieren." ], "disclaimer": "Automatisch aus SaferPage-Befunden und Betreiber-Artefakten abgeleitetes Risikoregister. Risikoakzeptanz, Rechtsbewertung und finale Priorisierung müssen Betreiber und Datenschutzverantwortliche entscheiden." }